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Überblick im Vertragsmanagement

Spider Contract gehört zu den erfolgreichsten Softwarelösungen für professionelles Vertrags­manage­ment.  Über 3 Millionen Verträge werden bei zahlreichen Unter­nehmen aus vielen Branchen verwaltet. Spider Contract ist ein Produkt der Brainwaregroup AG , einem international agierendem Schweizer Software-Hersteller mit Lösungen für Vertrags- und IT-Management. Die tract Edition für Spider Contract optimiert die Bedienung, erweitert die Funktionalität und beinhaltet die tract Vorgangsakte. Weitere Vorteile sind die schnellere Installation und die praxisgerechte Konfiguration. Damit sparen Sie Dienstleistungs­kosten und beschleunigen die Produkteinführung.

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Spider Contract – tract Edition
Spider Contract – tract Edition
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Bedienkomfort

Für den Erfolg eines Vertragsmanagement-Projektes ist ein Thema extrem wichtig. Die Software muß angenehm zu bedienen sein, damit sie von den Anwendern akzeptiert wird. Die moderne Benutzeroberfläche von Spider Contract orientiert sich am bewährten Bedienkonzept von Microsoft® Office®.  Schon nach einer kurzen Einführung, verstehen Menschen die klare Benutzeroberfläche. Dadurch entsteht eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern, die oft den entscheidenden Unterschied für erfolgreiche Projekte macht.

Für die Bearbeitung von Vertragsakten stehen klare Funktionen zur Verfügung. Oft genügen wenige Klicks, um eine Aufgabe zu erledigen.

Verträge

Verträge werden, nach Vertragstypen geordnet, in Vertragsakten individuell verwaltet. Jeder Vertragstyp hat seine eigenen, sinnvollen Merkmale. Verträge können miteinander verknüpft werden, um Abhängig­keiten darzustellen und die gemeinsame Bearbeitung zu erleichtern. Dies ist bei Rahmenverträgen besonders sinnvoll.

Die Spider Contract tract Edition ist mit 25 Vertragstypen, die bis zu 5 Vertragsarten haben, sehr praxisgerecht konfiguriert. Anpassungen sind leicht möglich.

Vertrags-Referenzobjekt

Vertrags-Referenzobjekte sammeln Verträge zu einem gemeinsamen Thema. Das können beispiels­weise eine Immobilie, ein IT-Projekt oder eine Produktgruppe sein. Ein Klick auf das jeweilige Vertrags-Referenzobjekt zeigt an, welche Vertragsakten dazu gehören.

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Dokumentverwaltung

Vertragsdokumente und weitere Dateien können strukturiert, auch in unterschiedlichen Versionen, in Vertragsordnern abgelegt werden. So steht der Wortlaut einer Vereinbarung stets zur Verfügung. Kommentare von Fachabteilungen, Produktinformationen oder auch E-Mailverkehr können bei Bedarf den einzelnen Verträgen zugeordnet werden.  Die optional integrierte Volltextsuche hilft beim schnellen Auffinden von Textpassagen in sämtlichen Dokumenten.  Ein besonderer Vorteil ist die Möglichkeit, Dokumente direkt den Vertragspartnern zuzuordnen.

Verträge und Dokumente erzeugen

Auf Basis von Microsoft Word Vorlagen ermöglicht der integrierte Dokumentengenerator die leichte Erstellung häufig benötigter Vertragsdokumente, Vertragskorrespondenz sowie weiterer vertragsrelevanter Dokumente. Die Textvorlagen können zentral, auch in mehreren Sprachen, qualitätsgesichert zur Verfügung gestellt werden. Der Dokumentengenerator verknüpft das selektierte Dokument mit den passenden Metadaten wie z.B. Anschrift, Laufzeit, Vertragsnummer und Kündigungstermin.

NEU ab 2018: Textbausteine oder Klauseln können einfach und strukturiert zu einem Vertragsdokument kombiniert werden.

Praktische Microsoft® Office® Integration

Microsoft® Outlook®, Excel® und Word® sind an fast jedem Arbeitsplatz vorhanden. Spider Contract ist im Bereich der Benutzeroberfläche vergleichbar gestaltet. Das erleichtert den Einstig in die Benutzung. Mit folgenden Funktionen unterstützt Spider Contract die Zusammenarbeit mit MS Office®:

  • E-Mails können per Drag&Drop direkt von Outlook® in die Vertragsakten kopiert werden*.
  • Standardtexte und Dokumente werden als Word®-Dokumente erzeugt.
  • Auswertungen und Reports können als Excel®-Datei erstellt werden.
  • Wiedervorlagen und Alarme werden als E-Mails an Outlook® übertragen.
  • Vorhandene Vertragsdaten können von Excel® in Spider-Contract importiert werden.
  • Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und weitere Daten können von Excel® in Spider-Contract importiert werden.                                

Wiedervorlagen und Fristen

Damit keine Termine verpasst werden, kann jeder Nutzer zu jedem Vertrag Wiedervorlagen definieren. Rechtzeitig sendet das System eine E-Mail, die einen Erinnerungstext und einen Link auf den betroffenen Vorgang enthält. Direkt aus der E-Mail kann der betroffene Vertrag aufgerufen und bearbeitet werden. Da diese Erinnerungen über das E-Mailsystem verschickt werden, sind diese auch verfügbar, wenn der Anwender Spider Contract gerade nicht nutzt. Kommt ein Vertrag an den Zeitpunkt, an dem entschieden werden muß, ober verlängert, gekündigt oder ein neuer Vertrag abgeschlossen werden muß, generiert das System ebenfalls ein E-Mail an verantwortliche Mitarbeiter.

Auswertungen und Reports

Jede Vertragsakte enthält auswertbare Vertrags-Metadaten. Spider Contract gibt berechtigten Anwendern die Möglichkeit, mit dem Reportgenerator, individuelle Auswertungen zu erzeugen. Sinnvolle Reports werden bereits mitgeliefert. Bestimmte Informationen können in grafischen Darstellungen z.B. als Tortengrafiken dargestellt werden. Auswertungen können einfach nach EXCEL exportiert werden.

Rollen & Rechte, Mandanten und Geschäftsbereiche

Vertragsmanagement Systeme sollen Vertraulichkeit gewährleisten und Teamwork unterstützen. Je nach Aufgabenstellung können unterschiedliche Rollenprofile konfiguriert werden. Jede Rolle hat definierte Funktionen und Berechtigungen. So wird klar festgelegt, wer welchen Vertrag lesen oder bearbeiten kann. Limitierungen können sehr detailliert eingestellt werden. Die Unternehmensstruktur kann über Geschäftsbereiche und Mandanten abgebildet werden. Jeder Anwender wird einer Rolle und einem oder mehreren Geschäftsbereichen zugeordnet. Durchgehende Workflows aber auch Vertraulichkeit sind so gewährleistet.