Erweiterungen

Spider Contract tract Edition mit Erweiterungen

Spider Contract gehört zu den erfolgreichsten Softwarelösungen für professionelles Vertrags­manage­ment.  Über 3 Millionen Verträge werden bei zahlreichen Unter­nehmen aus vielen Branchen verwaltet. Die tract Edition für Spider Contract optimiert die Bedienung, erweitert die Funktionalität und beinhaltet die tract Vorgangsakte. Weitere Vorteile sind die schnellere Installation und die praxisgerechte Konfiguration. Damit sparen Sie Dienstleistungs­kosten und beschleunigen die Produkteinführung.

Download
Spider Contract – tract Edition
Spider Contract – tract Edition
PDF-Dokument

tract Vorgangsakte

Oft haben Aktivitäten in der Praxis nicht direkt mit definierten Verträgen tun und trotzdem müssen Dokumente, Dateien, Termine und Aufgaben strukturiert organisiert werden. tract hat für die Vertragsmanagement-Software Spider Contract ein Erweiterungsmodul entwickelt, das genau hier ansetzt. Die tract Vorgangsakte ist Bestandteil der Spider Contract tract Edition. In den Vorgangsakten werden alle wichtigen Parameter der einzelnen Aktivitäten übersichtlich verwaltet. Die tract Vorgangsakte ist Bestandteil der Spider Contract tract Edition.

Vorgangsakten können bei Bedarf mit Vertragsakten verbunden werden. Verantwortlichen Mitarbeitern werden den Aufgaben zugeordnet. Wenn Termine oder Fristen anstehen, sendet das System diesen Mitarbeitern automatisch Erinnerungs-Emails. Word und Excel Dateien können genauso verwaltet werden wie Emails mit Anhängen oder PDF-Dokumente. Neben Dokumenten können beliebig viele Einzelnotizen zur Vorgangsakte erfasst werden. Sowohl für die Ansicht als auch die Anlage von Dokumenten und Notizen wird ein Schnellzugriff bereitgestellt:

Juristische Vorgänge:

Die Vorgangsakte ist ein Hilfsmittel für die Rechtsabteilung. Entwürfe, Gutachten, Korrespondenz und Formulare werden hier strukturiert und vertraulich geordnet. 

 Beschaffungen:

Einkäufer ordnen in ihren Vorgangsakten Produkt- und Preisinformationen, sammeln Informationen zu Ausschreibungen und Lieferanteninformationen.

Aufgabenmanagement:

Vorgangsakten können jeweils eine konkrete Aufgabe organisieren. Dabei kann eine einzelne Person oder ein Team mit der Aufgabe betraut sein.

Projekte dokumentieren:

Projektarbeit generiert oft zahlreiche Unterlagen. Diese können in der Vorgangsakte geordnet werden. Fristen können eingestellt werden und Wiedervorlagen gehen aktiv an die zuständigen Mitarbeiter.

Claims verwalten:

Ansprüche aus Verträgen sind oft mit der Sammlung von Belegen verbunden und die zur Dokumentation eines Claims benötigten Dokumente können in einer Vorgangsakte gesammelt und gezielt im Unternehmen bereitgestellt werden.

Vertragspartner managen:

Informationen zu Vertragspartnern werden hier strukturiert hinterlegt. Bei Bedarf können Zertifikate, Leistungsnachweise oder generelle Informationen, wie z.B. Preislisten abgerufen werden.

Über die integrierte Rechteverwaltung kann definiert werden, welche Mitarbeiter Zugriff auf Vor­gangs­akten haben.

Das Erweiterungsmodul kann optional individuell angepasst werden.

tract Finanzplanung

Finanztransaktionen sind wichtige Merkmale von Verträgen. Mit diesem optionalen Erweiterungsmodul können pro Vertragsakte geplante Kosten und/oder Einnahmen erfasst werden. Forderungen und Verbindlichkeiten können als einmaliger Betrag oder als Dauerschuldverhältnis den jeweiligen Verträgen zugeordnet werden. Kombinationen aus einmaligen Transaktionen und regelmäßigen Zahlungen sind möglich. Anforderungen aus IFRS 16 werden unterstützt.

Beispiel: KFZ-Leasing

  • Eine erste einmalige Kostenbuchung wird für eine Anzahlung/Bearbeitungsgebühr erfasst.
  • Zusätzlich werden 36 Monatsbuchungen für die laufenden Leasingraten gespeichert.
  • Nach 36 Monaten wird ein Zusatzbetrag für Mehrkilometer eingeplant.

Mit nur drei Buchungen werden in diesem Beispiel alle geplanten Kosten erfasst. Alle Kosten sind monatsgenau auswertbar. Über individuelle Reports können z.B. alle KFZ-Leasingkosten von allen Leasingverträgen pro Monat oder pro Jahr zusammen ausgewertet werden.

Die tract Finanzplanung für Spider Contract unterstützt auch bei der Budgetplanung. Alle geplanten Kosten und Einnahmen können nach Zeitfenstern und Kostenstellen/Geschäftsbereichen abgegrenzt dokumentiert werden.

Mit dieser Funktion wird das Vertragsmanagement zusätzlich zum starken und transparenten Planungsinstrument mit direkter Verbindung zu den jeweiligen Vertragsgrundlagen.

In einer optionalen erweiterten Konfiguration können Buchhaltungsbelege gegen Verträge gebucht werden und Vergleiche von Plan- und Ist-Kosten angestellt werden.

Das Erweiterungsmodul kann optional individualisiert werden.

NEU für 2018: IFRS 16 relevante Verträge und Buchungen werden bei Bedarf identifiziert, ausgewertet und deren Metadaten zur weiteren Verarbeitung exportiert.

Im Haupmenü der Spider Contract tract Edition sind IFRS 16 relevante Verträge, Buchungen und Beträge direkt abrufbar. Pro IFRS 16 relevanten Vertrag werden alle entsprechenden Buchungen erfasst, ausgewertet und übersichtlich angezeigt.

tract Prozessakte

Rechtsstreitigkeiten im Rahmen der Vertragsverwaltung zu managen ist eine gute Idee. Ein großer Teil der geführten Prozesse hat mit Verträgen zu tun. tract hat für die Vertragsmanagement-Software Spider Contract ein Erweiterungsmodul entwickelt, das genau hier ansetzt. In den Prozessakten werden alle wichtigen Parameter und die Dokumente der einzelnen Rechtsstreitigkeiten übersichtlich verwaltet.

Reports geben wichtige Informationen detailliert wieder. Die tract Prozessakte gibt Transparenz über Rechtsstreitigkeiten. Prozessakten können bei Bedarf mit Vertragsakten oder Vorgangsakten verbunden werden. Bei Bedarf kann der Status und die Lagebewertung der Rechtsstreitigkeit strukturiert definiert werden. Rechtsstreitigkeiten werden verantwortliche Mitarbeiter zugeordnet. Wenn Termine oder Fristen anstehen, sendet das System diesen Mitarbeitern automatisch Erinnerungs-Emails.

Prozessakten werden berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt und unterstützen die Zusammenarbeit. Bewertungen und Hintergrundinformationen stehen gezielt zur Verfügung.

Prozessakten können bei Bedarf auch externen Berechtigten zur Verfügung gestellt werden. Neben Dokumenten können ebenfalls beliebig viele Einzelnotizen zur Vorgangsakte erfasst werden.

Sowohl für die Ansicht als auch die Anlage von Dokumenten und Notizen wird ein Schnellzugriff bereitgestellt. Über die Rechteverwaltung kann definiert werden, welche Mitarbeiter Zugriff auf Prozessakten haben.

Das Erweiterungsmodul kann optional individuell angepasst werden.

tract Risikomanagement Plus

Risiken im Rahmen der Vertragsverwaltung zu managen ist eine gute Idee, denn ein großer Teil der Unter­nehmensrisiken hat mit Verträgen zu tun. tract hat für die Vertragsmanagement-Software Spider Contract ein Risiko-Erweiterungsmodul entwickelt, das genau hier ansetzt. In jeder Vertrags­akte werden alle wichtigen Parameter der Risikobewertung und der aktuellen Risikolage verwaltet. Risiken können monetär bewertet und gewichtet werden. Reports geben wichtige Informationen übersichtlich wieder. Vertragsrisiken werden frühestmöglich reduziert, wenn Verantwortliche vor Vertrags­abschluss alle Parameter prüfen. Die Prüfung wird im System dokumentiert. Relevante Vertrags­informationen sind übersichtlich geordnet.

Vertragsstrafen werden erfasst, weil sie ein Vertragsrisiko darstellen. Verantwortliche Mitarbeiter können zugeordnet sein. Die geregelte Überwachung von Vertragsstrafen und Compliance-Anforder­ungen ist sichergestellt. Involvierte risikoverantwortliche Mitarbeiter werden optional aktiv benach­richtigt, wenn sich Dinge kritisch entwickeln.

Die verschiedenen Vertragsrisiken werden in Risikoklassen definiert und mit einem Risikofaktor gewichtet. Das mögliche Risiko wird monetär bewertet.

Maßnahmen zur Risikobehandlung können dokumentiert werden.

Einzelne Vertragsrisiken werden sowohl auf Vertrags- als auch auf Vertragspartnerebene zusammengefasst. 

Das Erweiterungsmodul kann individuell angepasst werden.

tract Workflow Plus

Viele Unternehmen verstehen Vertragsmanagement als Prozess. Workflows zur strukturierten Bearbeitung von Verträgen unterstützen diesen Ansatz professionell. Tract Workflow PLUS ergänzt die Funktionalität von Spider Contract durch zahlreiche Eigenschaften. Kunden können Workflows selbst erstellen. Workflows orientieren sich dynamisch an den definierten Mitarbeiterrollen einer Vertragsakte.

Wichtig

Die Hersteller der Software behalten sich vor, regelmäßig Änderungen am Leistungs­umfang der Software durchzuführen. Die tract GmbH hat keinen Einfluss auf diese Änderungen. Dies gilt besonders, wenn Hersteller sich dafür entscheiden, Funktionen der Software zu reduzieren. Es gilt in jedem Fall der jeweilige Software-Lizenzvertrag. Sollten Software-Lösungen von mehreren Herstellern geliefert werden, gilt dies sinngemäß auch für diese. Sinngemäß gilt das Gleiche, für Softwaremodule, die tract erstellt und liefert, sofern Diese ein Bestandteil der Beauftragung sind.

Für die Nutzung einzelner Module (z.B. der Vorgangsakte) werden lizenzpflichtige Akten angelegt. Die Akten werden lizenzseitig wie Vertragsakten behandelt. Die Lizenzierung der Akten/Vertragsakten ergibt sich aus den jeweils gültigen Lizenzbedingungen der Brainwaregroup.

Der Begriff optional bedeutet, dass zusätzliche Module kostenpflichtig lizenziert werden und/oder Beratungsleistungen beauftragt werden müssen.