Erweiterungen

Spider Contract tract Edition mit Erweiterungen

Spider Contract gehört zu den erfolgreichsten Softwarelösungen für professionelles Vertrags­manage­ment.  Über 3 Millionen Verträge werden bei zahlreichen Unter­nehmen aus vielen Branchen verwaltet. Die tract Edition für Spider Contract optimiert die Bedienung, erweitert die Funktionalität und beinhaltet die tract Vorgangsakte. Weitere Vorteile sind die schnellere Installation und die praxisgerechte Konfiguration. Damit sparen Sie Dienstleistungs­kosten und beschleunigen die Produkteinführung.

Erweiterungsmodule

  • NEU tract Super Search für Spider Contract – Suchkomfort für Vertragsdaten
  • NEU tract Digitale Signatur für Spider Contract – Schnelle Abläufe durch elektronische Unterschriften
  • tract Dokument-Engine für Spider Contract -Smarter Umgang mit Dokumenten, OCR-Erkennung zur Textrecherche
  • tract Finanzplan für Spider Contract – Vertragsbezogene Geldströme transparent managen
  • tract Prozessakte für Spider Contract – Rechtsstreitigkeiten in Vertragsangelegenheiten strukturiert verwalten
  • tract Risikomanagement Plus für Spider Contract – Professionelles Risikomanagement
  • tract Workflow Plus für Spider Contract – Workflows für das Vertragsmanagement
  • N-Scale Archiv für Spider Contract – Das optionale Archiv für Vertragsdokumente

Branchenmodule

  • NEU tract EVB-IT für Spider Contract Vertragsmanagement für Öffentliche Auftraggeber
  • tract Transparenzkodex für Spider Contract- Das Compliance-Modul für die Pharmabranche

NEU tract Edition 2.0 für Spider Contract + Vorgangsakte

Mehr Funktion und Komfort für Spider Contract und die Basis für alle Erweiterungsmodule.
Die tract Edition ergänzt den Leistungsumfang, verbessert die Ergonomie und verkürzt die Produkteinführung für Spider Contract.
Das Rollen- und Rechtemanagement ist zugleich leistungsstärker und einfacher zu erstellen. Praxisgerecht sind 28 Vertragstypen, die jeweils mit bis zu 5 Vertragsvarianten vorkonfiguriert sind.
Integriert ist auch die tract Vorgangsakte: Oft haben Aktivitäten in der Verwaltung nicht direkt mit definierten Vertragsakten zu tun und trotzdem müssen Dokumente, Dateien, Termine und Aufgaben strukturiert organisiert und dokumentiert werden. tract hat für die Vertragsmanagement-Software Spider-Contract ein Erweiterungsmodul entwickelt, das genau hier ansetzt. In den Vorgangsakten werden alle wichtigen Parameter der einzelnen Aktivitäten übersichtlich verwaltet.
Die Vorgangsakten können individuell angepasst und Rollen und Rechte können eingestellt werden, um Vertraulichkeit zu gewährleisten. Die tract Vorgangsakte kann Vertragsakten zugeordnet werden, um z.B. Unterlagen einer Ausschreibung einem Kaufvertrag zuzuordnen.
Die tract Edition für Spider Contract (tract Integration Plattform 2.0) ist die technologische Voraussetzung  für den optionalen Einsatz zusätzlicher tract Erweiterungsmodule.

Neuigkeiten für die Version 2.0

  • Vertragslaufzeiten, Jahrestage, Kündigungsinformationen werden pro Vertrag in einer grafischen Timeline
  • Das Layout der digitalen Vertragsakten wird optimiert.
  • Das integrierte Rollen- und Rechtemanagement ist performanter.
  • Neue Vertragstypen für den Datenschutz und SEPA-Lastschriftmandate sind implementiert.
  • Vertragsfreigaben (Vertragsausleihen) können zeitliche und funktionale Limitierungen zugeordnet werden. Beispiel: Kollege darf Vertragsakte für 8 Wochen lesen.
  • Für Wiedervorlagen und Jahrestage können Erinnerungen aktiviert werden.
  • Die tract Integration Plattform 2.0 ist die technische Basis für tract Erweiterungsmodule und unterstützt die Integration in Portale.

NEU tract Super Search für Spider Contract Suchkomfort für Vertragsdaten

Die tract Super Search ist eine umfangreiche Suchfunktion innerhalb der Vertragsdaten und Vertragsdokumente. Das Besondere ist, dass die Super Search die Rollen und Rechte in der Spider Contract-tract Edition berücksichtigt.

Die tract Edition für Spider Contract ist die technische Voraussetzung für dieses Erweiterungsmodul. 

Beispiel: Ein Anwender sucht nach dem Begriff „Spider“. Als Trefferliste kommt:

  • Ein Link zum Spider Rahmenvertrag
  • Ein Link zum Spider Lizenzvertrag
  • Ein Link zum Spider Wartungsvertrag
  • Ein Link zum Vertragspartner Spider LCM GmbH
  • Mehrere Links zu durchsuchbaren Dokumenten, in denen das Wort „Spider“ vorkommt

Wichtig: Der Anwender bekommt keinen Link zu Verträgen, in denen das Wort „Spider“ vorkommt, für die er keine Berechtigung besitzt.

Super Search verbessert den Bedienkomfort von Spider Contract erheblich. Vertragsdaten werden schnell und übersichtlich gefunden. Die Vertraulichkeit bleibt erhalten.

NEU tract Digitale Signatur für Spider Contract Schnelle Abläufe durch elektronische Unterschriften

Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie sollten natürlich auch Unterschriften digital erfolgen können. Digital unterzeichnete Dokumente haben einen schnelleren Durchlauf und beschleu­nigen damit Geschäftsprozesse erheblich.

Dieses Erweiterungsmodul integriert digitale Signaturen in den von Spider Contract organisierten Vertragsmanagement-Prozess.

Direkt aus Spider Contract heraus können Dokumente erzeugt werden, die für digitale Signaturen vorbereitet sind. Diese Dokumente können vom ersten Entwurf bis zum digital unterzeichneten Vertrag in Spider Contract abgelegt werden. Zusätzlich werden spezifische Urkunden abgelegt, die die Signatur des Vertrages verifizieren.

Integriert ist die Software Signaturit®. Dieser Signatur-Service* ist komplett in das tract Modul eingebunden. Anwender müssen keine fremden Portale nutzen, um Dokumente digital zu signieren.

Die Signatur selbst kann auch auf mobilen Endgeräten erfolgen.

Digital signierte Dokumente und Urkunden, die von Vertragspartnern kommen, die andere Signatur-Anbieter (z.B: DocuSign) nutzen, können ebenfalls professionell verwaltet werden.

*Digitale Signaturen sind Services, die im Hintergrund einen zertifizierten Dienstleister benötigen. Wir haben aus Gründen der Datensicherheit den Europäischen Anbieter Signaturit ausgewählt, der europäischen Datenschutzanforderungen genügt. Signaturit ist ein Unternehmen mit dem Hauptsitz in Barcelona. Durch die Nutzung von digitalen Signaturen entstehen zusätzliche Kosten. Diese Kosten werden im Regelfall durch wegfallende Kosten für Porto und Versand-Handling, vermiedenen Medienbruch und eine höhere Geschwindigkeit überkompensiert.

tract Finanzplan für Spider Contract Vertragsbezogene Geldströme transparent managen

Finanztransaktionen sind wichtige Merkmale von Verträgen. Mit diesem optionalen Erweiterungsmodul können pro Vertragsakte geplante Kosten und/oder Einnahmen erfasst werden. Forderungen und Verbindlichkeiten können als einmaliger Betrag oder als Dauerschuldverhältnis den jeweiligen Verträgen zugeordnet werden. Kombinationen aus einmaligen Transaktionen und regelmäßigen Zahlungen sind möglich. Anforderungen aus IFRS 16 werden unterstützt.

Beispiel: KFZ-Leasing

  • Eine erste einmalige Kostenbuchung wird für eine Anzahlung/Bearbeitungsgebühr erfasst.
  • Zusätzlich werden 36 Monatsbuchungen für die laufenden Leasingraten gespeichert.
  • Nach 36 Monaten wird ein Zusatzbetrag für Mehrkilometer eingeplant.

Mit nur drei Buchungen werden in diesem Beispiel alle geplanten Kosten erfasst. Alle Kosten sind monatsgenau auswertbar. Über individuelle Reports können z.B. alle KFZ-Leasingkosten von allen Leasingverträgen pro Monat oder pro Jahr zusammen ausgewertet werden.

Die tract Finanzplanung für Spider Contract unterstützt auch bei der Budgetplanung. Alle geplanten Kosten und Einnahmen können nach Zeitfenstern und Kostenstellen/Geschäftsbereichen abgegrenzt dokumentiert werden.

Mit dieser Funktion wird das Vertragsmanagement zusätzlich zum starken und transparenten Planungsinstrument mit direkter Verbindung zu den jeweiligen Vertragsgrundlagen.

In einer optionalen erweiterten Konfiguration können Buchhaltungsbelege gegen Verträge gebucht werden und Vergleiche von Plan- und Ist-Kosten angestellt werden.

Das Erweiterungsmodul kann optional individualisiert werden.

NEU für 2018: IFRS 16 relevante Verträge und Buchungen werden bei Bedarf identifiziert, ausgewertet und deren Metadaten zur weiteren Verarbeitung exportiert.

Im Haupmenü der Spider Contract tract Edition sind IFRS 16 relevante Verträge, Buchungen und Beträge direkt abrufbar. Pro IFRS 16 relevanten Vertrag werden alle entsprechenden Buchungen erfasst, ausgewertet und übersichtlich angezeigt.

tract Prozessakte für Spider Contract Rechtsstreitigkeiten in Vertragsangelegenheiten strukturiert verwalten

Rechtsstreitigkeiten im Rahmen der Vertragsverwaltung zu managen ist eine gute Idee. Ein großer Teil der geführten Prozesse hat mit Verträgen zu tun. tract hat für die Vertragsmanagement-Software Spider Contract ein Erweiterungsmodul entwickelt, das genau hier ansetzt. In den Prozessakten werden alle wichtigen Parameter und die Dokumente der einzelnen Rechtsstreitigkeiten übersichtlich verwaltet.

Reports geben wichtige Informationen detailliert wieder. Die tract Prozessakte gibt Transparenz über Rechtsstreitigkeiten. Prozessakten können bei Bedarf mit Vertragsakten oder Vorgangsakten verbunden werden. Bei Bedarf kann der Status und die Lagebewertung der Rechtsstreitigkeit strukturiert definiert werden. Rechtsstreitigkeiten werden verantwortliche Mitarbeiter zugeordnet. Wenn Termine oder Fristen anstehen, sendet das System diesen Mitarbeitern automatisch Erinnerungs-Emails.

Prozessakten werden berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt und unterstützen die Zusammenarbeit. Bewertungen und Hintergrundinformationen stehen gezielt zur Verfügung.

Prozessakten können bei Bedarf auch externen Berechtigten zur Verfügung gestellt werden. Neben Dokumenten können ebenfalls beliebig viele Einzelnotizen zur Vorgangsakte erfasst werden.

Sowohl für die Ansicht als auch die Anlage von Dokumenten und Notizen wird ein Schnellzugriff bereitgestellt. Über die Rechteverwaltung kann definiert werden, welche Mitarbeiter Zugriff auf Prozessakten haben.

Das Erweiterungsmodul kann optional individuell angepasst werden.

tract Risikomanagement Plus für Spider Contract Professionelles Risikomanagement

Risiken im Rahmen der Vertragsverwaltung zu managen ist eine gute Idee, denn ein großer Teil der Unter­nehmensrisiken hat mit Verträgen zu tun. tract hat für die Vertragsmanagement-Software Spider Contract ein Risiko-Erweiterungsmodul entwickelt, das genau hier ansetzt. In jeder Vertrags­akte werden alle wichtigen Parameter der Risikobewertung und der aktuellen Risikolage verwaltet. Risiken können monetär bewertet und gewichtet werden. Reports geben wichtige Informationen übersichtlich wieder. Vertragsrisiken werden frühestmöglich reduziert, wenn Verantwortliche vor Vertrags­abschluss alle Parameter prüfen. Die Prüfung wird im System dokumentiert. Relevante Vertrags­informationen sind übersichtlich geordnet.

Vertragsstrafen werden erfasst, weil sie ein Vertragsrisiko darstellen. Verantwortliche Mitarbeiter können zugeordnet sein. Die geregelte Überwachung von Vertragsstrafen und Compliance-Anforder­ungen ist sichergestellt. Involvierte risikoverantwortliche Mitarbeiter werden optional aktiv benach­richtigt, wenn sich Dinge kritisch entwickeln.

Die verschiedenen Vertragsrisiken werden in Risikoklassen definiert und mit einem Risikofaktor gewichtet. Das mögliche Risiko wird monetär bewertet.

Maßnahmen zur Risikobehandlung können dokumentiert werden.

Einzelne Vertragsrisiken werden sowohl auf Vertrags- als auch auf Vertragspartnerebene zusammengefasst. 

Das Erweiterungsmodul kann individuell angepasst werden.

tract Workflow Plus für Spider Contract Workflows für das Vertragsmanagement

Viele Unternehmen verstehen Vertragsmanagement als Prozess. Workflows zur strukturierten Bearbeitung von Verträgen unterstützen diesen Ansatz professionell. Tract Workflow PLUS ergänzt die Funktionalität von Spider Contract durch zahlreiche Eigenschaften. Kunden können Workflows selbst erstellen. Workflows orientieren sich dynamisch an den definierten Mitarbeiterrollen einer Vertragsakte.

n-scale Archiv für Spider Contract Das optionale Archiv für Vertragsdokumente

Verträge verwalten bedeutet auch Dokumente zu speichern. Die Speicherung der Vertragsdokumente erfolgt grundsätzlich in der SQL-Datenbank, die auch die Vertragsdaten organisiert. Kunden, die zusätzlich zu den im Unternehmen eingesetzten Backup-Verfahren ein eigenes Archiv für die in Spider Contract befindlichen Vertragsdokumente einsetzten wollen, können auf diese kostengünstige und praktikable Lösung zugreifen.

Über einen automatisierten Service werden Dokumente in das n-scale Archiv kopiert. n-scale gibt direkt nach erfolgreicher Archivierung eine Quittung an Spider Contract, die den Vorgang visualisiert und abschließt.

Der Zugriff auf Vertragsdokumente erfolgt wie gewohnt direkt aus Spider Contract. Das Rollen- und Rechtesystem wird dabei vollständig genutzt.

Das Archivsystem n-scale ist ein Produkt des deutschen Unternehmens Ceyoniq. Ceyoniq ist einer der Technologierführer im Bereich der Digitalisierung von Unternehmens-Content und ein Tochterunternehmen des KYOCERA-Konzerns.

tract Dokument Engine für Spider Contract Smarter Umgang mit Dokumenten und OCR-Erkennung zur Textrecherche

Die tract Document Engine erleichtert den Umgang mit digitalen Dokumenten und bietet erweiterte Funktionen im Umgang mit PDF-Dokumenten. Die tract Document Engine macht aus Vertrags-unterlagen digitale, durchsuchbare Dokumente und erleichtert die Erfassung vorhandener Do-kumente zur Nutzung in Spider Contract.

Die tract Document Engine beinhaltet:

  • PDF/a Konverter: Der in der tract Document Engine integrierte PDF/a-Konverter ermöglicht Ihnen das nachträgliche Ändern von PDF-Dateien innerhalb von Spider Contract. Die Dateien werden mit einem Klick im archivsicheren Format neu abgelegt.
  • OCR-Erkennung: Die in der tract Document Engine integrierte OCR-Erkennung ermöglicht auf Knopfdruck eine nachträgliche Texterkennung von vorhandenen Dokumenten.
  • NEU Mail to Contract: Mit dieser Funktion können Dokumente per E-Mail direkt in eine Vertragsakte gesendet werden.

 INFO zum Document Uploader: Diese Funktion ist ab Spider 6.4.2 direkt in Spider Contract integriert und wird nicht mehr mit diesem Modul ausgeliefert.

Branchenmodule

NEU tract EVB-IT für Spider Contract Vertragsmanagement für Öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber nutzen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen, Systemen, Wartungen und Software einheitliche und standardisierte Verträge. Diese Vereinbarungen heißen EVB-IT- Verträge.

Das innovative Modul tract EVB-IT digitalisiert das Vertragsmanagement von der automatisierten Vertragserstellung, über die Ablage digitaler Dokumente bis zum Fristen-management und der Bewirtschaftung aller aktiven EVT-IT-Verträge. Dabei wird Teamwork unterstützt und gemeinsames Wissen zentral zur Verfügung gestellt.

Der integrierte und spezialisierte Vertragsgenerator erzeugt EVB-IT-Dokumente entsprechend der Vorlagen des Bundesministeriums des Inneren (BMI). Erzeugte Vertragsdokumente können indi-viduell bearbeitet und in vorbereiteten Vertragsakten abgelegt werden.

Optionale Module, wie z.B. tract Workflow Plus und tract Finanzplan werden voll unterstützt.

tract Transparenzkodex für Spider Contract Das Compliance-Modul für die Pharma Branche

Diese Branchenlösung unterstützt Pharmaunternehmen dabei, die Vorgaben des FSA-Transparenzkodex smart und compliant zu erfüllen.

Mit der Spider Contract – tract Edition und dem tract Finanzplan werden die geforderten Berichte auf Knopfdruck erstellt.

Alle Verträge, inkl. der dazugehörenden Dokumente, die ein Pharmaunternehmen mit den Partnern im Gesundheitswesen abschließt, werden mit allen relevanten Parametern verwaltet. Die gewährten Leistungen sind unter Berücksichtigung der individuellen Transparenzvereinbarungen aufbereitet und können als anpassbare Reports dargestellt und als Excel®-Datei, entsprechend der FSA-Anforderungen, generiert werden.

Wichtig

Die Hersteller der Software behalten sich vor, regelmäßig Änderungen am Leistungs­umfang der Software durchzuführen. Die tract GmbH hat keinen Einfluss auf diese Änderungen. Dies gilt besonders, wenn Hersteller sich dafür entscheiden, Funktionen der Software zu reduzieren. Es gilt in jedem Fall der jeweilige Software-Lizenzvertrag. Sollten Software-Lösungen von mehreren Herstellern geliefert werden, gilt dies sinngemäß auch für diese. Sinngemäß gilt das Gleiche, für Softwaremodule, die tract erstellt und liefert, sofern Diese ein Bestandteil der Beauftragung sind.

Für die Nutzung einzelner Module (z.B. der Vorgangsakte) werden lizenzpflichtige Akten angelegt. Die Akten werden lizenzseitig wie Vertragsakten behandelt. Die Lizenzierung der Akten/Vertragsakten ergibt sich aus den jeweils gültigen Lizenzbedingungen der Brainwaregroup.

Der Begriff optional bedeutet, dass zusätzliche Module kostenpflichtig lizenziert werden und/oder Beratungsleistungen beauftragt werden müssen.