Spider Contract Details
Verträge
Verträge werden, nach Vertragstypen getrennt, in Vertragsakten individuell verwaltet. Jeder Vertragstyp hat seine eigenen, sinnvollen Merkmale. Verträge können miteinander verknüpft werden, um Abhängigkeiten darzustellen und die gemeinsame Bearbeitung zu erleichtern. Dies ist bei Rahmenverträgen besonders sinnvoll.
Anhänge und Vertragsgegenstände
Anhänge erweitern die Informationen zu den Verträgen, Lieferanten und Kunden. Es lassen sich beliebige Anhänge definieren und einer Vertragsakte zuordnen. Zu den Anhängen zählen unter anderem Leistungsscheine, Rechnungen, Zwischenkalkulationen. Anhänge sind strukturiert erfasst und lassen sich, gemeinsam mit dem übergeordneten Vertrag, auswerten, um etwa Auslastungen zu bestimmen. Genauso praktisch ist die Zuordnung der betroffenen Vertrags-Gegenstände. Das Können beispielsweise Niederlassungen, ein Projekt oder ein Firmenfahrzeug sein. Ein Klick auf den jeweiligen Vertragsgegenstand zeigt an, welche Vertragsakten dazu gehören.
Dokumentverwaltung
Vertragsdokumente und weitere Dateien können strukturiert, auch in unterschiedlichen Versionen, in Vertragsordnern abgelegt werden. So steht der Wortlaut einer Vereinbarung stets zur Verfügung. Kommentare von Fachabteilungen, Produktinformationen oder auch E-Mailverkehr können optional den einzelnen Verträgen zugeordnet werden. Die integrierte Volltextsuche hilft beim schnellen Auffinden von Textpassagen in sämtlichen Dokumenten.
Verträge und Dokumente erzeugen
Auf Basis von Microsoft Word Vorlagen bietet der integrierte Dokumentengenerator die Erstellung sämtlicher Vertragsdokumente, Vertragskorrespondenz sowie weiterer vertragsrelevanter Dokumente an. Die Textvorlagen können zentral, auch in mehreren Sprachen, zur Verfügung gestellt werden. Der Dokumentengenerator verknüpft das selektierte Dokument mit den passenden Metadaten wie Anschrift, Laufzeit, Vertragsnummer und Kündigungstermin.
Vertragsdeckblatt
Auf Knopfdruck kann pro Vertragsakte ein Deckblatt erzeugt werden, das alle wichtigen Vertrags-Informationen übersichtlich und kompakt darstellt.
Praktische Microsoft® Office® Integration
Microsoft® Outlook®, Excel® und Word® sind an fast jedem Arbeitsplatz vorhanden. Spider-Contract ist im Bereich der Benutzeroberfläche vergleichbar gestaltet. Das erleichtert den Einstig in die Benutzung. Mit folgenden Funktionen unterstützen Spider-Contract die Zusammenarbeit mit MS Office®:
E-Mails können per Drag&Drop direkt von Outlook® in die Vertragsakten kopiert werden.
Standardtexte und Dokumente können aus Spider-Contract als Word®-Dokumente erzeugt werden.
Auswertungen und Reports können als Excel®-Datei erstellt werden.
Wiedervorlagen und Alarme werden als E-Mails an Outlook® übertragen.
Vorhandene Vertragsdaten können von Excel® in Spider-Contract importiert werden.
Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und weitere Daten können von Excel® in Spider Contract importiert werden.
Lieferanten
Damit sind die Vertragspartner gemeint, die Waren oder Dienstleistung an ein Unternehmen liefern. Neben den Kerndaten wie Name, Standort, Liefer- und Rechnungsadresse, Kontoverbindung sind beliebig viele Ansprechpartner sowie deren Funktion und Kommunikationsdaten verfügbar.
Kunden
Kunden sind die Empfänger von Waren und Dienstleistungen. Ihre Merkmale sind denen der Lieferanten ähnlich. Diese Verträge werden häufig auch von den Vertriebsorganisationen verantwortet.
Währungen und Sprachen
Bei Bedarf wird optional mit unterschiedlichen Währungen gearbeitet. Umrechnungskurse können manuell oder automatisiert aktualisiert werden. Die Software wird mit den Sprachen Deutsch und Englisch geliefert. Individuell und optional können weitere Sprachmodule ergänzt werden.
Wiedervorlagen und Fristen
Damit keine Termine verpasst werden, kann jeder Nutzer zu jedem Vorgang Wiedervorlagen definieren. Rechtzeitig sendet das System eine E-Mail, die einen Erinnerungstext und einen Link auf den betroffenen Vorgang enthält. Direkt aus der E-Mail kann der betroffene Vorgang aufgerufen und bearbeitet werden. Da diese Erinnerung über das E-Mailsystem verschickt wird, sind diese auch verfügbar, wenn der Anwender Spider Contract gerade nicht nutzt. Kommt ein Vertrag an den Zeitpunkt an dem entschieden werden muß, ober verlängert, gekündigt oder ein neuer Vertrag abgeschlossen werden muß, generiert das System ebenfalls ein E-Mail an den oder die verantwortlichen Mitarbeiter.
Individuell anpassbar
Die Software kann ohne Programmierkenntnisse individuell angepasst werden. Die Umsetzung guter Ideen ist damit schnell erledigt. Wenn die Anforderungen sich ändern, sind auch komplexe Individualisierungen möglich. Unsere Spezialisten unterstützen Sie hierbei bei Bedarf.
Auswertungen und Reports
Jede Vertragsakte enthält auswertbare Vertrags-Metadaten. Spider-Contract gibt berechtigten Anwendern die Möglichkeit, mit dem Reportgenerator, individuelle Auswertungen zu erzeugen. Sinnvolle Reports werden bereits mitgeliefert. Bestimmte Informationen können in grafischen Darstellungen z.B. als Tortengrafiken dargestellt werden. Bei Bedarf können Auswertungen einfach nach EXCEL exportiert werden.
Branchen-Konfigurationen
Für die Bereiche Pharma, Banken/Versicherungen und Produktion/Handel stellt tract vorkonfigurierte Module zur Verfügung, die speziell auf die Individuellen Anforderungen abgestimmt sind.
Rollen & Rechte, Mandanten und Geschäftsbereiche
Je nach Aufgabenstellung können unterschiedliche Rollenprofile konfiguriert werden. Jede Rolle hat definierte Funktionen und Berechtigungen. So wird klar festgelegt, wer welchen Vertrag lesen oder bearbeiten kann. Limitierungen können sehr detailliert eingestellt werden. Die Unternehmensstruktur kann über Geschäftsbereiche und optional über Mandanten abgebildet werden. Jeder Anwender wird einer Rolle und einem oder mehreren Geschäftsbereichen zugeordnet. Durchgehende Prozesse aber auch Vertraulichkeit sind so gewährleistet.
Rechtsnachfolger
Ein Vertragspartner wird von einem anderen Unternehmen übernommen. Zahlreiche Verträge sind betroffen. Mit der Funktion Rechtsnachfolger wird dieser Vorgang praktikabel organisiert, ohne dass alle Verträge einzeln umgebucht werden müssen.
Erweiterungsmodule
tract-Erweiterungsmodule für Spider-Contract: Risikomanagement, Prozessakte und die Vorgangsakte. Ohne zusätzliche Modul-Lizenzgebühren, konfiguriert tract Erweiterungsmodule für Spider-Contract. Die Module sind ab sofort bestellbar. Für weitere Einzelheiten setzen Sie sich bitte direkt mit uns in Verbindung. Die Erweiterungsmodule sind exklusiv bei tract verfügbar.
Anwendung und Technologie
Spider-Contract basiert auf Microsoft® Server-Technologie. Die Struktur der Datenbank ist dokumentiert. Der Betrieb erfolgt auf den Servern der Kunden. Die Nutzung virtueller System als Server ist möglich. Anwender nutzen die Software über definierte Browser.
Produktbeschreibung, vorbehaltlich technischer Änderungen. Einzelne Funktionen können ergänzt oder entfernt werden. Einige Leistungsumfänge, z.B. Mandantenfähigkeit oder Sprachmodule, sind optional und kostenpflichtig.
ADAC, ALLIANZ Global Investors, Atos SE, KEDPLASMA, ING-DiBa, OMV