Vorgangsakte
Oft haben Aktivitäten in der Praxis nicht direkt mit definierten Verträgen zu tun, trotzdem müssen Dokumente, Dateien, Termine und Aufgaben strukturiert organisiert und dokumentiert werden. tract hat für die Vertragsmanagement-Software Spider Contract ein Erweiterungsmodul entwickelt, das genau hier ansetzt. Die tract Vorgangsakte ist Bestandteil der Spider Contract-tract Edition. In den Vorgangsakten werden alle wichtigen Parameter der einzelnen Aktivitäten übersichtlich verwaltet.
Vorgangsakten können bei Bedarf mit Vertragsakten verbunden werden. Verantwortliche Mitarbeiter werden den Aufgaben zugeordnet. Wenn Termine oder Fristen anstehen, sendet das System diesen Mitarbeitern automatisch Erinnerungs-E-Mails. Word®- und Excel®-Dateien können genauso verwaltet werden wie E-Mails mit Anhängen oder PDF-Dokumente. Neben Dokumenten können beliebig viele Einzelnotizen zur Vorgangsakte erfasst werden. Sowohl für die Ansicht als auch die Anlage von Dokumenten und Notizen wird ein Schnellzugriff bereitgestellt.
Über die integrierte Rechteverwaltung kann definiert werden, welche Mitarbeiter Zugriff auf Vorgangsakten haben. Die Vorgangsakte kann optional individuell angepasst werden.