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Überblick im Vertragsmanagement

Spider Contract gehört zu den erfolgreichsten Softwarelösungen für professionelles Vertragsmanagement.  Über 4 Millionen Verträge werden bei zahlreichen Unternehmen aus vielen Branchen verwaltet. Spider Contract ist ein Produkt der Spider LCM GmbH mit Sitz in Hamburg. Spider LCM gehört zu FLEXERA, einem der 20 größten Softwareherstellern weltweit.

Die tract Edition für Spider Contract optimiert die Bedienung, erweitert die Funktionalität und beinhaltet die tract Vorgangsakte. Weitere Vorteile sind die schnellere Installation und die praxisgerechte Konfiguration. Damit sparen Sie Dienstleistungskosten und beschleunigen die Produkteinführung.

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Spider Contract – tract Edition
Spider Contract – tract Edition
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Bedienkomfort

Für den Erfolg eines Vertragsmanagement-Projektes ist ein Thema extrem wichtig. Die Software muß angenehm zu bedienen sein, damit sie von den Anwendern akzeptiert wird. Die moderne Benutzeroberfläche von Spider Contract orientiert sich am bewährten Bedienkonzept von Microsoft® Office®.  Schon nach einer kurzen Einführung, verstehen Menschen die klare Benutzeroberfläche. Dadurch entsteht eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern, die oft den entscheidenden Unterschied für erfolgreiche Projekte macht.

Für die Bearbeitung von Vertragsakten stehen klare Funktionen zur Verfügung. Oft genügen wenige Klicks, um eine Aufgabe zu erledigen.

Verträge

Verträge werden, nach Vertragstypen geordnet, in Vertragsakten individuell verwaltet. Jeder Vertragstyp hat seine eigenen, sinnvollen Merkmale. Verträge können miteinander verknüpft werden, um Abhängig­keiten darzustellen und die gemeinsame Bearbeitung zu erleichtern. Dies ist bei Rahmenverträgen besonders sinnvoll.

Die Spider Contract tract Edition ist mit 25 Vertragstypen, die bis zu 5 Vertragsarten haben, sehr praxisgerecht konfiguriert. Anpassungen sind leicht möglich.

Vorgangsakte

Oft haben Aktivitäten in der Praxis nicht direkt mit definierten Verträgen zu tun, trotzdem müssen Dokumente, Dateien, Termine und Aufgaben strukturiert organisiert und dokumentiert werden. tract hat für die Vertragsmanagement-Software Spider Contract ein Erweiterungsmodul entwickelt, das genau hier ansetzt. Die tract Vorgangsakte ist Bestandteil der Spider Contract-tract Edition. In den Vorgangsakten werden alle wichtigen Parameter der einzelnen Aktivitäten übersichtlich verwaltet.

Vorgangsakten können bei Bedarf mit Vertragsakten verbunden werden. Verantwortliche Mitarbeiter werden den Aufgaben zugeordnet. Wenn Termine oder Fristen anstehen, sendet das System diesen Mitarbeitern automatisch Erinnerungs-E-Mails. Word®- und Excel®-Dateien können genauso verwaltet werden wie E-Mails mit Anhängen oder PDF-Dokumente. Neben Dokumenten können beliebig viele Einzelnotizen zur Vorgangsakte erfasst werden. Sowohl für die Ansicht als auch die Anlage von Dokumenten und Notizen wird ein Schnellzugriff bereitgestellt.

Über die integrierte Rechteverwaltung kann definiert werden, welche Mitarbeiter Zugriff auf Vorgangsakten haben. Die Vorgangsakte kann optional individuell angepasst werden. 


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Dokumentverwaltung​

Vertragsdokumente und weitere Dateien können strukturiert, auch in unterschiedlichen Versionen, in Vertragsordnern abgelegt werden. So steht der Wortlaut einer Vereinbarung stets zur Verfügung. Kommentare von Fachabteilungen, Produktinformationen oder auch E-Mailverkehr können bei Bedarf den einzelnen Verträgen zugeordnet werden.  Die optional integrierte Volltextsuche hilft beim schnellen Auffinden von Textpassagen in sämtlichen Dokumenten.  Ein besonderer Vorteil ist die Möglichkeit, Dokumente direkt den Vertragspartnern zuzuordnen.

Verträge und Dokumente erzeugen

Auf Basis von Microsoft Word Vorlagen ermöglicht der integrierte Dokumentengenerator die leichte Erstellung häufig benötigter Vertragsdokumente, Vertragskorrespondenz sowie weiterer vertragsrelevanter Dokumente. Die Textvorlagen können zentral, auch in mehreren Sprachen, qualitätsgesichert zur Verfügung gestellt werden. Der Dokumentengenerator verknüpft das selektierte Dokument mit den passenden Metadaten wie z.B. Anschrift, Laufzeit, Vertragsnummer und Kündigungstermin.

NEU ab 2018: Textbausteine oder Klauseln können einfach und strukturiert zu einem Vertragsdokument kombiniert werden.

Praktische Microsoft® Office® Integration​

Microsoft® Outlook®, Excel® und Word® sind an fast jedem Arbeitsplatz vorhanden. Spider Contract ist im Bereich der Benutzeroberfläche vergleichbar gestaltet. Das erleichtert den Einstig in die Benutzung. Mit folgenden Funktionen unterstützt Spider Contract die Zusammenarbeit mit MS Office®:

  • E-Mails können per Drag&Drop direkt von Outlook® in die Vertragsakten kopiert werden*.
  • Standardtexte und Dokumente werden als Word®-Dokumente erzeugt.
  • Auswertungen und Reports können als Excel®-Datei erstellt werden.
  • Wiedervorlagen und Alarme werden als E-Mails an Outlook® übertragen.
  • Vorhandene Vertragsdaten können von Excel® in Spider-Contract importiert werden.
  • Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und weitere Daten können von Excel® in Spider-Contract importiert werden.                                

Wiedervorlagen und Fristen​

Damit keine Termine verpasst werden, kann jeder Nutzer zu jedem Vertrag Wiedervorlagen definieren. Rechtzeitig sendet das System eine E-Mail, die einen Erinnerungstext und einen Link auf den betroffenen Vorgang enthält. Direkt aus der E-Mail kann der betroffene Vertrag aufgerufen und bearbeitet werden. Da diese Erinnerungen über das E-Mailsystem verschickt werden, sind diese auch verfügbar, wenn der Anwender Spider Contract gerade nicht nutzt. Kommt ein Vertrag an den Zeitpunkt, an dem entschieden werden muß, ober verlängert, gekündigt oder ein neuer Vertrag abgeschlossen werden muß, generiert das System ebenfalls ein E-Mail an verantwortliche Mitarbeiter.

Auswertungen und Reports​

Jede Vertragsakte enthält auswertbare Vertrags-Metadaten. Spider Contract gibt berechtigten Anwendern die Möglichkeit, mit dem Reportgenerator, individuelle Auswertungen zu erzeugen. Sinnvolle Reports werden bereits mitgeliefert. Bestimmte Informationen können in grafischen Darstellungen z.B. als Tortengrafiken dargestellt werden. Auswertungen können einfach nach EXCEL exportiert werden.

Rollen & Rechte, Mandanten und Geschäftsbereiche​

Vertragsmanagement Systeme sollen Vertraulichkeit gewährleisten und Teamwork unterstützen. Je nach Aufgabenstellung können unterschiedliche Rollenprofile konfiguriert werden. Jede Rolle hat definierte Funktionen und Berechtigungen. So wird klar festgelegt, wer welchen Vertrag lesen oder bearbeiten kann. Limitierungen können sehr detailliert eingestellt werden. Die Unternehmensstruktur kann über Geschäftsbereiche und Mandanten abgebildet werden. Jeder Anwender wird einer Rolle und einem oder mehreren Geschäftsbereichen zugeordnet. Durchgehende Workflows aber auch Vertraulichkeit sind so gewährleistet.

Technolgie​

Spider Contract basiert auf Microsoft®-Server-Technologie und MS-SQL®-Datenbanken. Die Struktur der Datenbank ist dokumentiert. Der Betrieb erfolgt im Regelfall auf den Servern im Intranet der Kunden. Die Nutzung virtueller Systeme als Server ist möglich. Anwender nutzen die Software über definierte Browser. Spider Contract nutzt die vorhandene Sicherheits-Infrastruktur. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Rollen und Rechte sowie eine mögliche Authentifizierung gegen das MS ActiveDirectory® sichern die Zugriffe auf Daten. Vertragsdaten und Dokumente können optional importiert und exportiert werden. Die Anbindung an benachbarte Systeme, wie z.B. SAP®, Archiv-Systeme oder E-Procurement-Systeme, werden optional unterstützt.
Alternativ zum Betrieb der Software im eigenen Rechenzentrum kann die Spider Contract-tract Edition auch als Service genutzt werden. Jeder Kunde hat hierbei einen dedizierten Server für ein Test- und ein Produktivsystem. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf Anfrage.